Työtä voidaan tehostaa monin eri tavoin; check-listoilla, työn ajastamisella, ympäristön rauhoittamisella – jokaisella on oma keinonsa. Toimitusjohtajamme Arto halusi testata mielenkiintoista tapaa tehostaa töitä: vähentämällä työaikaa.

Työajan vähentäminen ja työtehon kasvattaminen ei välttämättä kuulosta kovin loogiselta. Ihmisillä on kuitenkin tapana juurtua tuttuihin käytäntöihin, jotka voivat pidemmän päälle olla myös haitaksi tehokkuudelle. Vaikka työtahti olisi hyvä, työpäivät voivat tuntua pitkiltä ja päiviin tulee tietty rutiini. Moni menestynyt yrittäjä ja stressaavaa työtä tekevä henkilö vannoo 80% työajan mukaan – tekemällä vähemmän, saat aikaan enemmän. Teoriassa se kuulostaa hyvältä, mutta miten kokeilu toimi käytännössä?

Kaikkien työntekijöiden siirtäminen 80 % työajalle ei ole oikea ratkaisu, eikä sillä todennäköisesti saataisi aikaan haluttuja asioita. Halusimme sen sijaan testata niin sanottua 3-2-3 -mallia. Kolme tuntia töitä, kaksi tuntia kehitystä ja kolme tuntia töitä – päivä pulkassa. ”Virallinen” työaika vähentyy kuuteen tuntiin ja lounastauon ympärille avautuu vapaata aikaa, jota käytetään itsensä kehittämiseen tai niin sanottuun yhteiseen hyvään.

Itsensä kehitys voi olla opiskelua tai muutoin oman osaamisen kehittämistä. Yhteisellä hyvällä tarkoitetaan niiden asioiden läpikäymistä, jolle ei tunnu ikinä löytyvän sopivaa aikaa. Maanantait aloitamme aina viikkopalaverilla, jossa käydään läpi kaikkien työ- ja joskus vähän muutkin -kuulumiset. Usein siellä tulee esiin yhteistä keskustelua vaativia teemoja, joita ei kuitenkaan ehditä käymään läpi tuon reilun tunnin aikana. Nyt nämä asiat voitaisiin nostaa samantien jonkun päivän ”yhteisen hyvän” ajan teemaksi.

Monelle parin tunnin tauko suoritettavista töistä tarkoitti myös mahdollisuutta purkaa sähköpostikuormaa, tai pienten yksittäisten työtehtävien tekemistä. Kun aamun ehti tehdä tehokkaasti töitä, oli helpompi keskittyä yksittäisiin meileihin ja tämän myötä esimerkiksi uusien työtehtävien ajastamiseen ensi viikolle.

Joululomalta palatessa moni trimedialainen tiesi työkalenterinsa sisällön jo useamman viikon eteenpäin. Töitä riittää, mikä on tietysti positiivinen asia. Tekemistä tuntui kuitenkin olevan loputtomiin, eikä työpäivien aikana ollut helppoa ylläpitää selkeää rytmiä. Meillä oli myös satunnaisesti tapana keskeyttää toisiamme, vaikka sitä ennen kysyttiinkin kohteliaasti ”saako häiritä”. Ennen kaikkea 3-2-3 työajan oli tarkoitus rauhoittaa aamut ja iltapäivät niin, että jokainen sai varmasti keskittyä ainoastaan omaan työhön.

Kello kahdeksan ja yhdentoista välillä keskityimme omiin töihin ja annoimme myös muille työrauhan. Ensimmäisen kolmen tunnin slotin loputtua alkoi kahden tunnin kehitysjakso. Kehitysjaksoon sisältyi myös lounas, jolla moni aloitti vapaamman ajanjakson. Syödessä tulee vaihdettua ajatuksia ja käytyä läpi mahdollisia haasteita, jotka tulivat vastaan aamulla. Tämän testiviikon aikana meillä oli muutama sovittu kehityskohde, eli kehitysaikaa käytettiin myös ns. yleiseen hyvään – tällä viikolla se sisälsi mm. saavutettavuusopastuksen ja yhteisen asiakaskokemustutkimuksen tulosten läpikäynnin.

Kaikki lähtivät kokeiluun innoissaan. Huomasimme erilaisen päivärytmin vaikuttavan muun muassa näin:

• Pieni tauko ja irtautuminen koneen ääreltä keskellä päivää teki hyvää loppupäivän tehokkuudelle. Iltapäivistä saa enemmän irti, eikä olo ole enää niin levoton.
• Keskittyminen on helpompaa 3 tunnin sloteissa, kun saa ”vaan tehdä töitä”. Työt valmistuvat nopeammin, kun on määritellyt tehtävät etukäteen. Kun kaikki tekevät omiaan, myös toisten tahaton keskeyttäminen esim. Slackin kautta väheni automaattisesti.
• Kokeilun aikana ehdimme keskustella koko porukalla monista aiheista, joille tuntui olevan vaikea löytää aikaa aiemmin. Kukaan ei kokenut, että keskellä päivää oleva palaveri olisi vaikeuttanut töiden jaksoittamista tai että ajatus olisi katkennut ikävästi.

Haasteen aloituksesta on nyt useampi viikko. Positiivisten tulosten johdosta olemme päättäneet jatkaa kokeilua. Olemme varanneet kello 11 ja 13 välisen ajan omaan kehitykseen, yhteiseen hyvään tai Trimedian sisäisille palavereilla. Tuon ajan ulkopuolinen aika on jokaisen itse määriteltävissä, ellei sille satu asiakaspalaveria – niiden suhteen kyllä joustetaan.

Jatkotoimenpiteet

Jatkotoimenpiteinä pidämme vielä kehitysajan sisällön hiomista sekä oman keskittymisrauhan takaamista. Vaikka kolmen tunnin pätkä on varattu vain omille töille, se ei automaattisesti takaa hyvää keskittymiskykyä. Yksi keino, joka on tuttu myös Lean-opeista, on first in, first out- periaate.

First in – first out eli FIFO tekniikan ideana on suorittaa työt raa’asti niiden tulojärjestyksessä. Tekemistä ei saa keskeyttää uusien sähköpostien tai tehtävien takia, vaan työt tehdään päätetyssä järjestyksessä. Kaikkiin tehtäviin, kuten usean päivän tehtäviin tämä ei toki sovellu suoraan. Suuretkin projektit on kuitenkin mahdollista jakaa pienempiin osiin, jolloin myös niiden aikatauluttaminen ja keskittyminen on sujuvampaa. Erilaiset lean-tekniikat ovat ehdottomasti kokeilun arvoisia, jos halutaan etsiä uusia keinoja tehostaa työntekoa, suosittelemme tutustumaan!